Receptuur en logistiek

Modules

In organisaties waar grote aantallen gerechten worden geserveerd en de inkoop en bereiding nauwlettend verwerkt dient te worden, is Receptuur en Logistiek de module om de processen optimaal te managen. Receptuur en Logistiek is een samenvoeging van de uitstekend op elkaar aangesloten modules:

  • Ingrediënten
  • Productie
  • Recepturen en Menusamenstellingen
  • Bestellen en Leveren
  • Voorraadbeheer en Magazijnen

De module Receptuur en Logistiek is een uitbreidingsmogelijkheid van WinCash. Hierdoor blijft de verkoop- en backoffice gebruikers interface gelijk en wordt deze slechts uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. De module voor ingrediënten, recepturen en menuplanning maakt gebruik van dezelfde WinCash database.

Aankopen, Produceren en Verkopen

De verkoop kan tot stand komen op basis van de registratie van een artikel of een menu. Een aankoopproduct wordt verkocht zonder verdere bewerking. (vb. flesje). Een aankoopproduct dient verwerkt te worden, samen met andere producten volgens een bepaalde receptuur en wordt dan een nieuw productieproduct of half fabricaat (vb. bolognaise saus). Sommige productieproducten kunnen ook een verkoopproduct worden of worden samen met andere producten en een receptuur verwerkt tot een nieuw product etc. De eindeloze keten van hergebruik van producten als ingrediënten in recepturen is hiermee gewaarborgd.

De artikelhiërarchie is als volgt opgebouwd. Centraal of decentraal worden de menu’s ingepland. Een menu bestaat uit diverse gerechten. Een gerecht op zijn beurt komt tot stand door bepaalde ingrediënten volgens een bepaald recept te verwerken en/of door bepaalde artikels toe te voegen zonder verdere verwerking. Elk productieproduct heeft zijn eigen recept, waardoor de ingrediënten zowel verkoopproducten, aankoopproducten of andere productieproducten kunnen zijn. In de volgende schets wordt het gebruik en hergebruik van producten weergegeven.

Volgende benamingen worden hierin gebruikt:
  • Aankoopproduct (AP)
  • Verkoopproduct (VP)
  • Productieproduct (PP)
  • Gerecht (is eigenlijk een VP)
  • Menu (is eigenlijk een reeks van Gerechten en/of PP’s)

receptuur_1

Enkele voorbeelden van combinaties:

recept_tabel_1
VP = Gerecht 1    Gekookte aardappelen (zoutloos) met gebakken kabeljauw en een dieetfrisdrank
VP = Gerecht 2    Gebakken aardappelen met gebakken kabeljauw en een frisdrank

Op of na het moment van gebruik kan vastgelegd worden welke ingrediënten binnen een productieproces gebruikt zijn (voorbereiden van saus). Dit kan ook automatisch afgeboekt worden omwille van een bepaalde (verbruiks) planning. Indien men gebruikt maakt van de Labelling-module kunnen etiketten geprint worden met o.a. houdbaarheidsinfo (THT). Op dat ogenblik wordt gevraagd naar de geproduceerde hoeveelheid, waardoor het gebruik van de ingrediënten vastgelegd kan worden. Door de verkoopmodules (WinSale, SelfOrder, etc) wordt het verbruik vastgelegd met de hieruit voortvloeiende voorraadmutaties. Waste wordt geregistreerd bij het productieproces of in de verkoopmodules.

recept_2

Artikelfiche

In de artikelfiche zien we ondermeer volgende informatie terug:
  • PLU Nummer
  • Diverse omschrijvingen
  • Groepsindeling
  • Verkoopeenheden (stuks, gram, CL, etc.)
  • Besteleenheden (over verschillende leveranciers) (stuks, liter, kilo, doos, tray)
  • Verkoopprijzen (verschillende prijsniveaus)
  • BTW%, BTW- en grootboekrekeningen
  • Inkoopprijzen (voor de verschillende besteleenheden bij de verschillende leveranciers)
  • Levertijden en beschikbaarheid
  • Referenties en bestelvoorwaarden
  • Barcodes t.b.v. verkoop
  • Barcodes t.b.v. inventarisatie en bestelling/inkoop; zowel per artikel als per verpakkingseenheid
  • Kostprijzen en kostprijscalculatie. Zowel vaste als variabele kosten wordt bijgehouden. Aankoopprijzen zijn vaste kosten, arbeid- en machinekosten zijn variabel.*
  • HACCP instructies
  • Houdbaarheidsdatum (basis THT)**
  • Voedingswaardes (calorieën en kJoules)
  • Eventueel extra informatie zoals vet- en zoutgehalte
  • Voorraadstatus, minimale en maximale voorraad
  • Samenstelling en bereidingswijze van productie producten (gerechten)
  • Samenstelling van menu’s
  • Waarschuwing bij overschrijding van bepaalde waardes (bij dieetmenu’s) in de samenstelling.
  • Afbeeldingen in diverse kwaliteiten (t.b.v. affiches, schermpubliciteit, menu’s, intranet, internet)

Zowel voor inkoopartikelen, productieproducten, gerechten en menu’s komt deze informatie terug. Bij gerechten en menu’s is de kostprijs de som der kostprijzen van de onderdelen tot op het laagste niveau.

recept_3

Leveranciers

In de leveranciersfiche worden een aantal leveranciersgegevens bijgehouden, waarbij o.a. de n.a.w. gegevens, maar ook of deze leverancier werkt met BackOrders, onze eventuele standaard kortingen en quantumkortingen, wanneer deze levert en hoe hij de bestellingen wenst te ontvangen.

recept_4

Bestellingen en leveringen

Bestellingen kunnen op verschillende manieren tot stand komen:
  • Manueel een nieuwe bestelling ingeven
  • Een vooraf samengestelde lijst van te bestellen producten inlezen
  • Middels een draadloze handheld met barcodes een bestelling samenstellen
  • Het systeem een automatisch besteladvies laten afleveren.

Het automatisch besteladvies is gebaseerd op de verschillen tussen de huidige voorraad en de maximale voorraad en houdt bijkomend rekening met de aantallen nodig voor reeds gemaakte reserveringen of menuplanning. De onderliggende formules die gebruikt dienen te worden om een (automatisch) besteladvies te genereren, zijn eenvoudig aanpasbaar aan de klantspecifieke wensen (rekening houden met de theoretische eindvoorraad, met 0 als beginvoorraad, etc.).

recept_5
Afb. Een voorbeeld van een bestellijst.

Het besteladvies wordt gegeven op de opgegeven voorkeursverpakking, maar hiervan kan afgeweken worden, om bijvoorbeeld toch per tray of doos te kunnen bestellen. Half afgewerkte bestellingen kunnen tijdelijk opgeslagen worden (per leverancier) om te voorkomen bepaalde artikelen worden vergeten bij de eerstvolgende bestelling.

recept_6
Afb. Een voorbeeld van de bestelpagina.

Kolommen kunnen al dan niet zichtbaar gemaakt worden en er zijn allerlei sortering- en opzoekmogelijkheden.

recept_7
Afb. Een voorbeeld van een bestelling.

recept_8
Afb. Een voorbeeld van een levering.

Bij leveringen word(en)(t) de (digitale) bestelling(en) als basis genomen en hierop worden eventuele afwijkingen verwerkt of bijgewerkt. Eén bestelling kan meerdere leveringen hebben, net zoals één levering uit meerdere bestellingen kan bestaan. De bijbehorende levering wordt vervolgens - na aanvaarding - ingeboekt in een vooraf opgegeven voorraadlocatie of magazijn (afhankelijk waar de levering wordt ingeboekt). Door middel van voorraadtransfer kunnen goederen verplaatst worden van de één naar de andere locatie. Als begeleidend document is hier een interne leveringsbon bijgevoegd. Deze interne leveringsbon kan desgewenst ook gebruikt/aangepast worden als transportdocument.

Voorraadopname en -beheer

De huidige voorraadstatus kan altijd uitgedraaid worden d.m.v. voorraadlijsten (zie ook onderstaande afbeelding), maar om een correct beeld te krijgen dienen er voorraadopnames plaats te vinden. Hierdoor worden per opname de verschillen tussen systeemvoorraad en werkelijke voorraad inzichtelijk.

recept_9
Afb.  Voorraadrapporten en afdruk voorraad opnamelijsten.

Een voorraadopname kan behoorlijk versneld en vereenvoudigd worden door gebruik te maken van draadloze scanners, al dan niet voorzien van barcodes. Tevens laat het systeem toe om slechts bepaalde artikelen aan een controle te onderwerpen; zodat de controles snel tussendoor kunnen plaatsvinden en minder arbeidsintensief zijn.

recept_10
Afb. Voorraadlijsten en –status en voorraadlocaties

Rapportages

De rapportages zoals gebruikt in WinCash blijven volledig beschikbaar. De vertrouwde informatie zoals:
  • Omzetten per product, menu, gerecht
  • Gegroepeerd per locatie/gebruikers/tijd
  • Vergelijkende omzetten met andere periodes
  • Voorraadmutaties (verkocht, besteld, geleverd)
  • Kasgeld medewerkers
  • Urenregistratie medewerkers
  • Journaalposten

En dit allemaal over een vrij op te geven periode. Bij de module Receptuur en Logistiek komen extra rapportages beschikbaar i.v.m. o.m. kostprijsberekeningen. In een centraal/decentraal systeem, kunnen deze rapporten centraal worden opgevraagd en kan hier ook de selectie gemaakt worden per locatie of groep van locaties.