Terras in één klap booming? Zo haal je alles uit je personeel: van training tot teamwork, personeelskosten tot planning

22 februari 2021

De factor personeel weegt in de horeca zwaarder dan ooit. Van de vijfhonderdduizend medewerkers die tot corona in de branche werkten, is een groot deel inmiddels uitgestroomd. Zonder kundige, gastvrije medewerkers geen succes op het terras. En tijd om warm te draaien in het voorseizoen is er dit jaar niet.

Hoe stoom je een enthousiast team klaar om vanaf de start op volle toeren te draaien en verdienen? En hoe bespaar je personeelskosten zonder in te leveren op kwaliteit en gastbeleving? In dit artikel geven wij je handvatten.

Nederlanders hunkeren om uiteten te gaan, om zonnestralen te vangen op het terras en te genieten van een heerlijk weekendje weg. Na de crisis wachten hoogtijdagen voor de horeca- en recreatiebranche. Natuurlijk ben je superblij als je straks weer gasten mag ontvangen. Maar let wel: werving en training kosten tijd. Bovendien hebben we te maken met een structureel personeelstekort. Daarom is dít het moment om te investeren in je personeel en personeelsbeleid.

Tijdig en succesvol werven

Voor het samenstellen van jouw ideale team kan de werving niet snel genoeg beginnen. Stel een flexibel team samen zodat je bij pieken of dalen kan op- of afschalen: een combinatie van vaste krachten, oproepkrachten en freelancers. Denk bijvoorbeeld ook na over het in- en uitlenen van personeel bij collega-ondernemers. Of het zoeken van de connectie met horecaopleidingen om jonge talenten aan te sporen eerder met hun stage te beginnen.

o Zo kiest personeel voor jou

Vriendelijk, geïnteresseerd, enthousiast en alert. Dit zijn volgens gasten de meest gewaardeerde eigenschappen van terraspersoneel. Wil je de juiste medewerkers vinden? Deel je enthousiasme over ondernemen in de horeca en maak het aantrekkelijk om bij jouw concept te werken. Zet bijvoorbeeld je bestaande medewerkers in als ambassadeur op sociale media. Gemotiveerd personeel loopt nét een stapje harder en dat geeft je een voorsprong op je concurrenten. Geef daarnaast een normale beloning en maak duidelijke afspraken over werktijden, overuren en het overnemen van diensten. Zorg voor een professionele werkomgeving en maak beloftes over groei en vergoedingen waar.

Training

Misschien zet je een deel van je huidige team in tijdens het bezorgen en afhalen van maaltijden, toch is een opfriscursus aan te raden. Als het terras straks vol zit en de stappenteller overuren maakt, zal het écht even wennen zijn. Gooi medewerkers nooit in het diepe! Laat ze eerst zelfvertrouwen krijgen, daarna komen ze veel beter tot bloei. Investeer tijd in een brede productkennis en laat ze kennismaken met alle facetten van je bedrijf door (online) inhouse trainingen te organiseren. Laat je chef uitleg geven over de bereidingen en ingrediënten van gerechten op de nieuwe menukaart. Laat de barman tijdens een workshop demonstreren hoe cocktails gemaakt moeten worden. En de huissommelier een training verzorgen over passende wijnen en sterke dranken. Nodig eventueel leveranciers uit. Door te proeven en zelf te ervaren kun je pas écht goed aanbevelingen doen!

o Beslagen ten ijs

Door op speelse wijze kennis te delen, zal informatie veel langer blijven hangen. Organiseer een quiz over de menukaart en koppel er een prijsje aan. Laat runners oefenen met de routing en lopen met een vol dienblad of meer dan drie borden. Koppel nieuwe medewerkers aan een terrasbuddy, een ervaren medewerken, die de nieuwe medewerker alle do’s and dont’s van het terras bijbrengt. Instrueer de werking van bestellen, uitserveren en betalen. Oefen met oortjes zodat de communicatie vlekkeloos verloopt. Door rollenspellen kun je situaties uit de praktijk naspelen en lukt het om veelgestelde vragen die gasten kunnen stellen, naar boven te krijgen. En heel belangrijk: geef zelf altijd het goede voorbeeld en vergeet de glimlach niet – mensen kopiëren eenmaal graag gedrag wat resultaat (lees: tevreden gasten) oplevert.

o De kracht van herhaling

Natuurlijk blijf je je vaste én ambulante medewerkers voortdurend trainen tijdens het terrasseizoen. Een leercultuur begint niet bij dure opleidingen en wekenlange trainingen. Het begint in je eigen bedrijf waar fouten gemaakt mogen worden en samen worden opgelost. Elke dag voor opening of tijdens de naborrel een kwartier lang wat tips en handigheden doorspreken kan al veel verschil maken.

Teamspirit

Nu door corona een zekere afstandelijkheid voelbaar is, wil je des temeer dat je medewerkers samen een team uitstralen. Om zo te fungeren is het belangrijk dat iedereen elkaar en de zaak goed kent. Maak een handboek en bespreek duidelijk met elkaar wat jouw zaak definieert, binnen welke kaders gewerkt wordt. We doelen niet alleen op uniformiteit in bijvoorbeeld kleding, serviceniveau en benadering van de gasten. Zorg voor een duidelijke taakverdeling, zowel op het terras als in de keuken. Geef iedereen een rol die als prettig en waardevol wordt ervaren, zo komt iedereen het beste tot zijn recht. Stel een host aan op het terras om gasten te verwelkomen en verdeel je terras in wijken zodat je runners kan benoemen. Zo heb je één aanspreekpunt voor gasten (bestellen en afrekenen) plus runners die via efficiënte looproutes drankjes en gerechten naar de tafels brengen. Je runners kunnen zo gecombineerde bestellingen van tafels in dezelfde wijk tegelijkertijd uitserveren en lopen geen onnodige meters.

o Blijf in contact

Persoonlijke aandacht is belangrijk om medewerkers langdurig aan je te binnen. Blijf wekelijks in contact. Betrek het team in aanloop naar de opening bij nieuwe plannen en ideeën om de teamspirit te bevorderen. Stuur updates in de groepsapp of plan een wekelijks belmoment. Transparantie zorgt voor draagvlak!

Geen robots, maar initiatief tonende praatjesmakers

Misschien wel het belangrijkste instrument: spijker je medewerkers de belangrijkst gastvrijheidslessen bij. Ondernemers die hun medewerkers met de juiste blik leren kijken, storen zich niet meer aan lege glazen, vuile tafels die niet worden afgeruimd, servetten op de grond of gasten die driftig oogcontact proberen te maken met de bediening maar daar niet in slagen. Wanneer gasten willen opstaan en afrekenen, of klaar zijn voor de volgende ronde, dan spelen je medewerkers daar handig op in. Win-win voor de omzet en gastbeleving!

o Doe suggesties

De beste mensen op het terras zijn zo goed in het doen van suggesties dat zij kunnen bepalen wat gasten eten en drinken. Hiermee kan zelfs opstopping bij de bar en keuken worden vermeden en meerverkoop worden gestimuleerd. “Wilt u een stukje huisgemaakte appeltaart bij de koffie?” Wilt u een klein, gewoon of groot glas bier?” Gasten zoeken geen serverende robots maar initiatief tonende praatjesmakers. Niet alleen wordt verwacht dat de medewerker iets kan vertellen over smaak en ingrediënten, maar ook het verhaal achter het product. Wie met kennis weet te boeien, zal de gast aan zich verbinden.

Personeelskosten verminderen

Personeelskosten snoepen een groot deel van de omzet af, waarvan de lasten onder nieuwe arbeidsregels steeds meer worden verzwaard. Veel horecaondernemers willen dan ook graag op hun personeelskosten besparen, zonder te snijden in het personeelsbestand of in te leveren op kwaliteit en gastbeleving. Want dat laatste is wat de gast in 2021 meer dan ooit zoekt. Het geheim om personeelskosten te besparen? Waar het kan slimmer, sneller én goedkoper werken.

o Omarm digitalisering om handelingen te beperken

Breng je belangrijkste (arbeidsintensieve) processen in kaart en brainstorm over de mogelijkheden om het proces te vereenvoudigen of digitaliseren. Zijn je medewerkers te veel tijd kwijt aan het invoeren van bestellingen of afrekenen? Tikken jouw medewerkers handmatig gegevens over als het gaat reserveringen of personeelsuren ten behoeve van de boekhouding? Dan weet je stiekem wel dat het slimmer kan. Met een goed kassasysteem, reserveringssysteem of personeelsplanningsoftware werk je gegarandeerd efficiënter. Omarm digitalisering om de crisis te overleven!

QR-bestellen neemt ook dit jaar een vlucht. Gasten geven zelf, en op het eigen gekozen, moment de bestelling door en betalen direct via hun bank-app. Juist nú biedt het mogelijk maken van contactloos bestellen en betalen extra service, wat jouw team handelingen scheelt. Kijk ook naar mogelijke koppelingen tussen systemen. Zo bespaar je al snel 10 uur per maand. Kostbare tijd die je liever spendeert aan gastbeleving!

Kostenbewust plannen

Bij personeelsplanning is er sprake van grote hoeveelheden gegevens; over je medewerkers, diensten, uren en contracten. Als je deze informatie niet goed analyseert en gebruikt, worden er tijdens het planningproces niet altijd de meest efficiënte keuzes gemaakt. En juist door rekening te houden met de optimale bezetting kun je flink besparen! Online personeelsplanningssoftware brengt de personeelskosten in kaart als vertrekpunt om deze te reduceren. Tijdens het maken van een planning heb je actueel inzicht in je belangrijkste cijfers zoals uren, loonkosten, omzet, personeelscijfer en arbeidsproductiviteit. Door te plannen op deze data en forecasts – een stevige onderbouwing op basis van vergelijkbare periodes – neem je onzekerheid weg en verminder je het risico op onder- of overbezetting.

Als je bijvoorbeeld extra uren inzet, kun je deze beter opvullen met uurloners dan met vaste krachten die al aan hun maximale contracturen zitten. En als het rustig is, is het juist beter om je oproepkrachten naar huis te sturen. Het is zonde om vaste krachten niet hun volle contracturen te laten draaien, zij hebben tenslotte recht op de uitbetaling van alle uren. Door actief te monitoren, stem je je planning af op pieken en dalen, kun je tussentijds actie ondernemen en kom je achteraf niet voor verrassingen – lees niet voorziene kosten - te staan.

o Meten is stimuleren

Naast de cijfers rondom personeelsplanning, is er nog veel meer data om op te sturen. Data waarmee je als horecaondernemer constant inzicht hebt in processen die van invloed zijn op het functioneren van je organisatie. Meet je de persoonlijke verkoopcijfers van je medewerkers, de gemiddelde besteding per tafel arbeidsproductiviteit, dan kun je die gebruiken om je personeel te motiveren tot betere prestaties. Evalueer teamresultaten en daag je collega’s uit met doelstellingen. Wie verkoopt de meeste dagschotels, flessen champagne of pitchers bier? Dat resulteert in een gezonde concurrentiestrijd die bijvoorbeeld stimuleert logischere routes te lopen en contact te maken met gasten om extra bestellingen te veroveren.

Benieuwd of jij goed voorbereid bent op het terrasseizoen? Wij kijken graag met je mee wat er verbeterd of extra ingezet kan worden om een zo goed mogelijk seizoen te draaien. Neem vrijblijvend contact met ons op!


Misschien vind je deze artikelen ook interessant:

Meer gasten en meer tijd op jouw terras: stopkracht, beleving en gastenbinding >>

Meer service en omzet op jouw terras: praktische rekenvoorbeelden >>