Datagedreven werken in de horeca: gamechanger als je weet hoe je de goudmijn moet benutten

Trend of noodzaak?

Zijn ‘data’, ‘datagedreven werken’, business intelligence en ‘artificial intelligence’ trendgevoelige containerbegrippen? Volgens Alexandra niet. “Passend bij de wereld van nu, de expansie en consolidatie (ontstaan van ketens, red.) van de horeca, beproeven horecaondernemers stabiliteit door inzichten uit cijfers. Het belang en de noodzaak van datagedreven werken zijn helder: meer grip op de bedrijfsvoering en niet langer blindvaren op ervaring en gevoel. Met zogeheten stuurinformatie uit data kun je namelijk je omzet, personeels- en inkoopkosten beïnvloeden. Maar hoe je die data nu daadwerkelijk omzet naar concrete strategische en operationele acties, dat is voor veel horecaondernemers heel lastig.

Kijken we naar de toekomst dan is business intelligence nu nog beschrijvend (descriptief) en voorspellend. Met artificial intelligence wordt business intelligence binnen twee jaar voorschrijvend (prescriptief). Wij (YourBI) zijn hier volop mee bezig. Datagedreven werken is 'here to stay'. Sterker nog, BI evolueert van een data-analyse tool voor het hoger management van horecaketens naar de copiloot van spelers op verschillende niveaus binnen een horecaorganisatie. Van CFO's en operationele managers tot locatiemanagers en chefs. Als individu zit je nog altijd in de drivers seat maar je wordt ondersteund door Google Maps en Flitsmeister. Kortom: datagedreven werken is noch trend noch noodzaak, het is de nieuwe werkwijze.”

Data integraal ontsluiten

“Maak jij al handig gebruik van standaardrapportages, bijvoorbeeld het bedienderapport uit het kassasysteem waarin je verschillen in verkopen tussen collega’s kunt ontdekken, dan is het zeker aan jou besteed om de vervolgstap in het datagedreven werken zetten. Data zit overal: inkoopfacturen, kassadata, personeelsroosters. Deze gegevens zijn goud waard – als je weet hoe je ze moet toepassen.

Daarom start datagedreven werken bij een integrale benadering: het onder de loep nemen van alle processen binnen je bedrijfsvoering en data in de volle breedte benutten. Een eenvoudig voorbeeld: de bedrijfsleider heeft niet alleen inzicht in de omzetcijfers uit de kassasysteem maar ook integraal in het loonkostenpercentage en inkooppercentage. Als je de juiste data uit individuele systemen ontsluit en tegen elkaar afweegt, kun je pas echt sturen op belangrijke zaken als omzet, inkoop en personeel.”

Van data-analyse naar interpretatie

“Wat voortvloeit uit databeschikbaarheid is interpretatie van data en de doorvertaling naar onderliggende niveaus om verbanden bloot te leggen. Stel dat je aan het eind van de maand ziet dat je omzet ondermaats is. Een abstract gegeven dat je bedrijfsleider niet direct kan vertalen naar operationele actiepunten voor de werkvloer. Kun je deze lagere omzet echter relateren aan een lagere gemiddelde besteding en vervolgens het gemiddelde aantal drankjes, dan kun je concreet aan de slag. Zeker als de analyse van personeelsinzet en productiviteit laat zien dat je bezetting te laag was én er meer energie gestoken moet worden in bijverkoop. Concreetheid is simpelweg key om gedragsverandering - lees voordelen als tijdwinst, tevreden gasten, kostenbesparing, hogere marges en winstmaximalisatie - te bewerkstelligen. Daarom zorgt YourBI voor een op maat gemaakt dashboard waarin het verband tussen financiële horeca cijfers (zoals omzet), operationele cijfers (zoals aantal gasten en gemiddelde besteding) en actiegerichte cijfers (zoals 3 drankjes per gast) inzichtelijk worden.”

Van interpretatie naar werkwijze

“En dan heb je frisse, gebruiksvriendelijke dashboards die je data weergeeft in mooie, kleurrijke grafieken en staafdiagrammen. Maar daarmee ben je er niet. Data-analyse en interpretatie zijn nog maar het vertrekpunt. De bottle neck voor een datagedreven horecabedrijf zit in de opvolging en daadwerkelijke invoering van ‘het datagedreven werken’. Want hoe speel je in op verkooptrends in je menukaart? Hoe zorg je ervoor dat je collega daadwerkelijk zijn/haar rooster en bestellijsten optimaliseert? Hoe stel je realistische targets? Uit de praktijk blijkt dat veel ondernemers bij het creëren van een werkwijze en opvolgen van actiepunten hulp nodig hebben en zoeken naar een partner als YourBI die je aan de hand neemt.”

‘Datadriven horeca’ fit

Hoe weet je of jouw onderneming geschikt is om ‘datadriven’ te gaan werken? Voor ons wordt dat bepaald door de technical fit, functionele fit, resource fit en competence fit. Hoe meer jouw horecabedrijf alle ‘boxes’ afvinkt, hoe sneller je nuttige analyses kan maken en toepassen.

1. Technical fit: kunnen we op een veilige manier koppelen met de softwaresystemen van het horecabedrijf? Wat is de kwaliteit van de output? Wat is de frequentie waarmee we data kunnen ophalen? En wellicht het allerbelangrijkste: wat is de 'granulariteit' (korreligheid) waarop we data kunnen ontsluiten (i.e. dagomzetten zijn niet zo nuttig voor actiegerichte inzichten). Werk je met booq POS of Personeelsplanner? Dat zit je goed! De booq software voldoet aan alle eisen.

2. Functionele fit: kunnen we de benodigde inzichten leveren met de beschikbare data? Vaak is hier data-verrijking voor nodig. Zo hebben wij een tool ontwikkeld waarmee klanten logica kunnen toevoegen aan hun data; denk bijvoorbeeld aan het schaalbaar en beheersbaar vertalen van kassabonnen naar couverts.

3. Resource fit: heb je als horecaondernemer genoeg tijd en middelen om bij te dragen aan een succesvolle implementatie? Denk bijvoorbeeld aan het valideren van brondata (bijvoorbeeld 'zijn alle medewerkers in de planningsoftware gekoppeld aan actieve contracten en actuele uurlonen?' of 'zijn alle kassaproducten gekoppeld aan recepten en zijn alle recepten gekoppeld aan inkoopartikelen?'), het optimaliseren van de configuratie van bronsystemen (bijvoorbeeld 'is de inrichting van mijn kassa en/of mijn personeelsoftware over alle locaties uniform?') en het leveren van input en feedback ten aanzien van de dashboards.

4. Competence fit: heb je als ondernemer ervaring met de interpretatie van data-analyses? Genoeg kennis en structuur om de inzichten om te zetten naar actie en de voortgang van acties te monitoren? Als het antwoord nee is, dan kijken we hoe we dit samen kunnen bereiken. Soms ontwikkelen we een overlegstructuur. Soms geven we extra dashboardtrainingen. Maar soms is het antwoord ook: maak eerst consequent gebruik van de tools die je nu al tot je beschikking hebt, zoals booq BI.”

Datagedreven werken transformeert

“Datagedreven ondernemen is niet iets dat over één nacht ijs gaat. Deze andere benadering van horeca exploiteren kan veel reuring creëren en rollen op scherp zetten. Cijfers worden immers op tafel gelegd, beslissingen anders genomen. Zie transformatie en transparantie toch vooral in een positief daglicht! Verschillende disciplines zoals finance en operations, kunnen van elkaar leren waardoor je samen op een hoger niveau strategische keuzes kunt maken. Juist die intrinsieke motivatie om door te ontwikkelen is ontzettend waardevol. En wat krijg je als succesvol datagedreven horecabedrijf terug? Minder ad hoc leven, groeikansen benutten en meer toekomstbestendig met je horecabedrijf bezig zijn. Benut die kansen!”