Meer service en omzet op jouw terras: praktische rekenvoorbeelden

5 maart 2021

Als horecaondernemer wil je natuurlijk het maximale uit je terras halen en zoveel mogelijk verdienen. Service en snelheid zijn daarbij cruciaal en dat begint eigenlijk al voordat je gast plaatsneemt. Lees onderstaande tips en praktische rekenvoorbeelden om je serviceniveau te verhogen en te zoeken naar nieuwe omzetstromen.

Reguleer je reserveringen, ook in de daluren

Is je terras in de ochtenden met regelmaat niet volledig gevuld? Maak dan een mooie actie om toch gasten te trekken. Denk bijvoorbeeld aan een fijn ontbijtarrangement, een gratis tweede kopje koffie of een twaalfuurtje voor een aantrekkelijke prijs. Een onweerstaanbare aanbieding, in combinatie met de drang om de horeca veelvuldig te gaan bezoeken deze zomer, ga je terugzien in de toestroom op minder populaire tijdstippen. En als je terras er gevuld en gezellig uitziet, zullen ook voorbijgangers sneller plaatsnemen en heb je er de hele dag profijt van.

Het is wel van belang dat reserveringen juist gereguleerd worden, óók buiten piekuren! Een overweging kan zijn om, naast telefonische reservering, voor digitale tafelreservering te kiezen. Gasten kunnen eenvoudig in een aantal stappen hun plekje reserveren en jij kunt werken met tijdsblokken en meerdere shifts. De slimme software biedt bijvoorbeeld ook mogelijkheden dat je geen tweetjes meer plaatst aan een viertje, zodat je meer gasten kunt ontvangen. Het is geen onrealistische gedachte dat een efficiënte tafelplanning resulteert in 10% meer tafelbezetting. Dat klinkt wellicht niet al te veel, maar reken het is om naar euro’s. Zo gaat je weekomzet van bijvoorbeeld 25.000 naar € 27.500, uitgaande van een omzet jaarrond.

Zet in op servicegerichte snelheid

Om zoveel mogelijk omzet te draaien is snelheid van je processen cruciaal. Niemand houdt van wachten, óf erger dan dat; niet gezien worden. Hoe sneller je uitserveert, hoe groter de kans dat je gasten bijvoorbeeld niet 2, maar 3 keer een rondje met drankjes per uur bestellen. Laten we een rekenvoorbeeld nemen met de aanname dat 25% van je gasten dat doet. Er van uitgaande dat een drankje gemiddeld €3,50 kost, verdien je met een klein terras met 100 gasten, al ruim € 87,50 extra in een uur.

Efficiency en snelheid zijn op een klein terras net zo belangrijk voor een groot terras. Kijk daarom kritisch wat het best werkt voor jouw terras. Deel het op in verschillende wijken, want als je medewerkers een kleiner gebied moeten overzien, werkt dat makkelijker. Zo voorkom je ook dat medewerkers té vaak aan tafel staan om te vragen of hun gasten nog wensen hebben. Mogelijk werkt het voor jou het meest efficiënt om ál je medewerkers orders te laten opnemen en te laten serveren en afreken. Terwijl voor het voor een ander veel sneller werkt wanneer je gastheren of vrouwen hebt die gasten ontvangen, placeren, bestellingen opnemen en afrekenen, en daarnaast runners die zorgen dat de bestellingen supersnel aan tafel gebracht worden, afruimen en schoonmaken. Door iedereen in een rol te zetten die hem of haar het best past kun je een flinke efficiëntieslag maken. Jouw unieke terraskenmerken bepalen welke inzet het meest efficiënt werkt en zorgt voor de beste gastbeleving.

 

Gebruik handhelds met slimme pop-ups en synchronisatie

Je zult begrijpen dat computers sneller met elkaar communiceren in dezelfde tijd dat jij een bestelling opneemt met pen en papier en vervolgens naar de bar loopt met je bon. Handhelds leveren een gigantische tijdswinst op én zorgen voor minder foutmarge door o.a. gekras of slechte handschriften. Via deze handige devices kun overal op het terras bestellingen bij de tafel invoeren en direct uit de printer laten rollen in de bar of keuken, of laten verschijnen op een digitaal werkscherm. Afhankelijk van de afstand naar de kassa kan dat al snel een tijdsbesparing opleveren van enkele minuten per order. Een groot bijkomend voordeel van handhelds is dat bestellingen dus gespreid in de bar en keuken binnenkomen en niet meer geclusterd worden zodat er piekdrukte ontstaat.

De stelregel moet zijn: ‘op het juiste moment op de juiste plek’. Door deze manier van werken worden drankjes vaak al door een runner uitgeserveerd als de bediende nog maar net aangekomen is bij de volgende tafel. Het totaal aantal tafels dat hij of zij bedient stijgt hierdoor naar 20 à 25. Je hebt daardoor minder bedieningsmedewerkers nodig, én verwerkt meer bestellingen in dezelfde tijd! In praktijk kun je dan een terras met 100 tafels zorgvuldig bedienen met 4 bedieningsmedewerkers in plaats van 5.

Handhelds hebben een ander bijkomend voordeel. Op hoeveel artikelen heb jij nu een upsell-mogelijkheid? Streef ernaar om op tenminste 20% van je kaart een upsell-suggestie te doen! Met de juiste software word je aan tafel met automatische pop-ups herinnert aan cross- en upsellingsuggesties. En dat is natuurlijk goed voor je omzet! Ook heb je altijd inzicht in de actuele dagvoorraad. Zo voorkom je dat je terug moet om iemand teleur te stellen als toch blijkt dat de scholfilet al is uitverkocht. Niet alleen prettig voor je terras, maar zeker ook voor je keuken. Want niets is vervelender dan wanneer de vleespartie al is begonnen met die tournedos als iets later blijkt dat de scholfilet van de tafelgenoot helemaal niet meer voorradig is.

De gast heeft de regie met QR, jij hebt minder medewerkers én hogere besteding

In een wereld die individualiseert en digitaliseert is de rol van je smartphone steeds belangrijker. Waarom wachten als je het nú eenvoudig direct zelf kunt regelen? Datzelfde geldt voor bestellen! Moderne bestelmanieren zoals QR-bestellen geven je gast de controle. Dankzij QR-bestellen geven gasten zelf en op hun eigen gekozen moment de bestelling door en betalen direct via hun bank-app. Extra service, die je kostbare handelingen scheelt en mankracht bespaart. Om je een rekenvoorbeeld te geven gaan we uit van een terras dat 100 tafels telt die gemiddeld drie keer per dag bezet zijn. Uit ervaring weten we dat je eenvoudig vier minuten per bestelling bespaart door met QR-bestellen te werken. Wanneer slechts de helft van je tafels zou bestellen met QR, behaal je een tijdswinst van 10(!) uur per dag.

Je creëert met QR-bestellen dus een oplossing voor jouw personeelstekort, terwijl je gastbeleving verbeterd. Bovendien hebben je medewerkers door QR-bestellen extra tijd om aandacht te besteden aan de gast bij het uitserveren van de bestelling! QR-bestellen is dé oplossing voor gast, medewerker en ondernemer. Een win-win-win.

Smakelijke foto’s + cross- & upsell = hogere besteding

Uit feedback van de vele ondernemers die al gebruik maken van QR-bestellen blijkt de omzet 15 tot 20% hoger ligt dan bij bestellen bij de bediening. Het geheim zit hem in slimme cross- en upsell-suggesties met verleidelijke foto’s. Mensen zijn nou eenmaal visueel ingesteld. Bestelt je gast een biertje? Dan krijgt hij een verleidelijke pop-up met de vraag of hij daar goudbruine bitterballen bij wil. En een kopje koffie smaakt toch veel lekkerder met vers appelgebak? Als op een zonnige dag 20 tafels door een visuele suggestie een borrelplank à €12,50 bestellen, betekent dat €250,- extra omzet op een dag!

Zorg dat je bestellingen sneller kunt bereiden en serveren

Wil je een extra efficiëntieslag maken, dan kies je aanvullend op je handhelds voor een Bar Manager. Hiermee komt iedere order automatisch, met kleurcodering per wijk, op bereidings-/pakvolgorde op het digitale productiescherm binnen. Dankzij deze handige kleurcoderingen voegt de barmedewerker bestelling uit dezelfde wijk eenvoudig samen, en kan hij deze in één keer supersnel klaarmaken. Zo komen je drankjes en gerechten sneller aan tafel en blijft de koffie lekker heet en heeft het biertje een mooie schuimkraag omdat je die als laatste pakt. De kwaliteit van je terras draait om de juiste routing! De Bar Manager is het magische ingrediënt om écht slagen te maken.

Ter indicatie gaan we er vanuit dat je werkt met vier gastheren/vrouwen en zes runners. De kleurcodering per wijk levert je (laag aangehouden) 10 seconde per run op. Met jouw zes runners is dat dus 1 minuut per uitloop! Stel dat een uitloop normaliter vier minuten kost, dan brengt je dat door de slimme kleurcodering dus terug naar drie minuten. Je kunt dus 20 keer per uur uitlopen in plaats van 15 keer. Rekenen we met 10 piekuren per week, dan loop je dus 50 keer vaker uit tijdens je piekuren! Reken dat voor jezelf eens om naar euro’s...  

Kies altijd voor een extra mobiele pin

Hoeveel tijd kost afrekenen op jouw terras? Heb je een centrale gedeelde mobiele pin die eerst opgehaald en teruggebracht moet worden, dan kost dat al snel 3 minuten extra per keer. En dan moet de medewerkers ook nog de mazzel hebben dat niet net één van de collega’s de pin heeft meegenomen. Stel dat in een piekuur 10 gasten met pin willen afrekenen, dan kost dat dus 30 minuten. We weten dat een handheld in een piekuur gemiddeld €500,- tot €800,- aan omzet binnenbrengt. Als we het laag aanhouden en uitgaan van €500,- per handheld per uur, loop je €250,- van deze omzet mis omdat je bezig bent je gedeelde mobiele pin te vervoeren. Met 4 gastvrouwen gaat dat om €1000,- per piekuur. Een extra pinapparaat is dus in no-time terugverdiend!

De juiste verhouding personeel en gasten

Al is je omzet nog zo goed. Als je té veel personeel rond hebt lopen, zijn de cijfers onderaan de streep niet in verhouding. Met een goede personeelsplannertool plan je eenvoudig op basis van omzet, budgetten, contracturen en bijvoorbeeld de verwachte drukte op basis van de weersvoorspelling of historische gegevens. Voorspellingen geven je zekerheid en verminderen je risico op onder- of overbezetting. Een ander voordeel is dat je realtime het personeelscijfer kunt monitoren, waardoor je de bezetting tussentijds op- of afschalen en achteraf niet voor verrassingen – lees niet voorziene kosten – komt te staan.

Klokken je collega’s in op een klok, loop dan de afrondingsregels na! Stel er wordt om 09:01 uur ingeklokt, wanneer moet dan de verloning beginnen? Op deze manier worden automatisch dergelijke afspraken toegepast, die je opgeteld per week heel wat personeelskosten kunnen besparen.

‘To go’ aanhouden als extra omzetstroom

Afhaalconcepten hebben logischerwijs een gigantische vlucht genomen tijdens corona. Maar experts voorspellen dat ook ná corona de hoeveelheid afhaal en bezorging hoger ligt dan ervoor. Overweeg ‘to go’ te blijven aanbieden om een extra doelgroep te bedienen. Als voorbijgangers een heerlijke koffie, smoothie of ijs kunnen afhalen, zorgt dit voor extra enthousiasme, bekendheid en omzet.

Wil je meer toelichting op deze rekenvoorbeelden? Of advies wat jij kan verbeteren of extra inzetten om een zo goed mogelijk seizoen te draaien, als dat weer mag? Plan een online 1-op-1 afspraak!