Meer capaciteit in je horecazaak: pak deze 3 knelpunten aan

Terugblik op de sessie 'haal meer uit je operatie' tijdens Eijsink Next Level 


De case: Eetcafé De Markt 

Niels en Kristian openden voor de gelegenheid een fictief café in hartje Hengelo: Eetcafé De Markt. Twee fanatieke horecaondernemers, begonnen op onderbuikgevoel, gewoon lekker bier verkopen. Het loopt goed. Op het piekuur zitten er 120 gasten en dan kan het team het niet meer aan. Het personeel is chagrijnig en overal ontstaan wachttijden. 
 
Om te zien waar het misgaat, knipten ze de operatie op in vier stappen: 

1. Bestelling opnemen: de gast wil iets en dat moet in het systeem komen. 
2. Maken: achter de bar of in de keuken. 
3. Uitleveren: naar de juiste tafel. 
4. Afrekenen: rekening, pinnen en de gast tevreden de deur uit. 
    

Bottleneck 1: de bestellingen komen niet snel genoeg binnen 

In het piekkwartier willen 26 gezelschappen iets bestellen. Met boekje, pen en een polonaise naar de kassa verwerkt het team er maar 20. Er wachten dus al zes bestellingen voordat er überhaupt een biertje getapt is. 

Begroeten en adviseren aan tafel wil je altijd houden, daar zit de gastvrijheid. Maar de bestelling op papier zetten en daarna invoeren op een vaste kassa kan sneller. De oplossing van Niels en Kristian: 

• Een vaste rol als wijkloper, met een handheld om de bestelling direct aan tafel op te nemen en meteen door te sturen naar bar of keuken. 
• QR-bestellen als aanvulling, niet als vervanging van je personeel. Hebben de medewerkers hun handen vol, dan bestelt of betaalt de gast zelf via de QR-code. 

Het resultaat: in plaats van 20 kan De Markt nu 30 bestellingen per kwartier aan. Daarmee ontstaat er overcapaciteit. 
 

Bottleneck 2: de bonnen stapelen zich op achter de bar 

De bestellingen komen nu sneller binnen, dus rollen er meer bonnetjes uit de printer. Een bon met zes drankjes kost al gauw twee minuten. Bij drukte worden vier bonnen er acht, twaalf en zestien. Dan ga je cherrypicken: die cocktail laat ik even liggen, deze pak ik wel. 

Wat helpt: 

• Vaste rollen achter de bar, met één persoon die de bonnen verdeelt en wegwerkt. Dat is beter dan iedereen die door elkaar loopt, of een bediening die zelf met een spoedbonnetje naar de bar rent en daarmee het terras onbemand achterlaat. 
• Overzicht in plaats van een lange rij papier. Bepaal bewust hoe je bonnen verdeelt in plaats van alles maar uit de printer te laten rollen. 
• Slim combineren. Staan er twee Pornstar Martini’s op deze bon en een derde op de volgende? Maak ze dan meteen alle drie. 

Met duidelijke werkafspraken en meer overzicht gaat de capaciteit achter de bar omhoog en loopt de bestelling sneller door. 
 

Bottleneck 3: afrekenen kost meer tijd dan je denkt 

Vraag om de rekening, rekening ophalen, naar de tafel, de gast ziet een cola te veel, terug naar de kassa, bon corrigeren, opnieuw printen. En dan het pinapparaat zoeken, dat natuurlijk net bij een collega is. Al die stappen kosten minuten. 

Met een handheld waarop je ook betalingen verwerkt, regel je dit in één keer aan tafel. Je laat de rekening zien, corrigeert hem direct, de gast pint en krijgt een digitale bon mee. Een wijkloper hoeft dan eigenlijk alleen nog van het terras af om zelf iets te drinken of naar de wc te gaan. 

De winst volgens Niels en Kristian: zo’n 3,5 minuut per gezelschap. Met 120 gasten in gezelschappen van vier zijn dat 30 tafels en dus ruim anderhalf uur per piekmoment. Die tijd kun je besteden aan je gasten en je product. 

Wat levert het op? 

De sessie eindigde met een rekensom. Stel dat je per piekuur 16 extra bestellingen verwerkt. Je hebt twee piekmomenten per dag (lunch en diner) en bent 7 dagen per week en 50 weken per jaar open. Bij een gemiddelde bestelwaarde van €15 is dat: 

16 × 2 × €15 × 7 × 50 = €168.000 mogelijke extra jaaromzet. 

Hypothetisch, zeker. Laat het de helft zijn. Het laat zien hoeveel er zit in een paar minuten winst per tafel. 
 

De theorie erachter: Theory of Constraints 

Als ondernemer voel je die knelpunten meestal al aan. Wie er vaak genoeg tegenaan loopt, lost het ook vaak zelf op. Niels en Kristian gaven er een theoretisch kader bij, de Theory of Constraints: 

1. Identificeer de bottleneck in je operatie. 
2. Benut die bottleneck zo goed mogelijk. 
3. Stem de rest van je proces af op die bottleneck. 
4. Vergroot de capaciteit als je dat wilt. 
5. Begin opnieuw, want een opgeloste bottleneck laat de volgende zien. 

Dat laatste is het mooie: overcapaciteit geeft ruimte voor groei. Op een gegeven moment is je bottleneck misschien gewoon je parkeerplaats. En wil je niet groeien? Dat hoeft ook niet. Maak het jezelf en je team dan in ieder geval makkelijker. 
 

Waar zit jouw bottleneck? 

Niels en Kristian zeiden het zelf al: veel ondernemers kenden uitdagingen op het gebied van capaciteit en doorstroom uit eigen ervaring. Benieuwd waar het in jouw zaak vastloopt en hoe handhelds, QR-bestellen en slimme werkafspraken je kunnen helpen? Neem contact op met een van onze accountmanagers of vraag een gratis adviesgesprek aan. De adviseurs van Eijsink kijken vrijblijvend met je mee.