“Reserveringssystemen zijn er niet alléén om 24/7 online reserveringen aan te nemen”

31 mei 2021

Er was het afgelopen jaar veel om te doen: reserveringen. Wil je als horecaondernemer met je zaak open, dan moet je verplicht reserveringen aannemen. De manier waarop een plekje door gasten wordt geclaimd verschilt per horecagelegenheid; telefonisch, digitaal of aan de deur (wait-to-be-seated-principe). Hoewel ongedwongenheid als belangrijk wordt ervaren, zit er meer muziek in een reserveringssysteem dan wordt gedacht.

Arjan Assink, expert op het gebied van tafelreservering en voormalig horecaondernemer, praat je bij over de trends rondom (online) reserveren, de stille krachten van een reserveringssysteem en de nieuwste functionaliteiten van booq Tafelreservering.

Meer reserveringen online, voor de lunch en doordeweekse avonden

“We zien een positieve trend in het aantal reserveringen, als logisch gevolg van de tijd waarin we leven en het feit dat Nederlanders goede zin hebben om erop uit te gaan nu het weer kan. Op de bonnefooi naar een restaurant of terras en ergens neerploffen is er niet meer bij. Wat we zien is dat het aantal reserveringen dat gemaakt wordt voor de lunch enorm is toegenomen. Oók is er meer vraag naar tafels op doordeweekse avonden.

Er zit een duidelijke verschuiving in het aantal geboekte reserveringen online en telefonisch: voor corona werd 38% van de reserveringen online geboekt, nu is dat 61%. Bij sommige restaurants is dit zelfs tussen de 90-100%! Daarbij is het zo dat 20-30% van de online boekingen via Google worden gemaakt. De gast zoekt een restaurant, deze wordt in Google getoond en maakt direct een reservering.

Onderschat de waarde van een reserveringssysteem niet

Wil je echter je terras strategisch, efficiënt en meermaals vullen, dan is een goede reserveringstool een must. “Reserveringssystemen zijn er niet alléén om 24/7 online reserveringen aan te nemen. Ondernemers kunnen de reserveringen beter verdelen, meer omzet genereren en hebben meer overzicht over tafelbezettingen. Ons systeem booq Tafelreservering neemt de regulatie van reserveringen, gebaseerd op de door jou instelde voorwaarden, uit (menselijke) handen en maakt de juiste data 24/7 op meerdere apparaten inzichtelijk. Voor de chef in de keuken, de bedieningsmedewerker op de vloer of de eigenaar/manager die ook vanuit huis een oogje in het zeil wil houden. Zonder commissie en verborgen kosten.“

Meer omzet door te werken in shifts

Hoe het reserveringssysteem in deze tijd voor die optimale bezetting zorgt? “Het reserveringssysteem, maakt het mogelijk te werken met een blokkensysteem, oftewel shifts, waarbij gasten voor een bepaalde tijd een tafel op het terras of straks binnen in je zaak kunnen reserveren. Dit betekent overigens niet dat je geen passanten meer kunt aannemen. De maximale online beschikbaarheid bepaal je namelijk zelf! Hierdoor houd je tafels vrij voor spontane gasten of eventuele telefonische reserveringen. Dat is leuk voor je gasten, maar oók voor je omzet!

Een ander voordeel is dat de online reserveerkalender gasten direct de keuze geeft binnen of buiten te reserveren en dat dit automatisch in de gastenlijst en het tafeloverzicht verwerkt.”

Reserveringsysteem als marketingtool

Hoe beter je je reserveringsproces inricht, hoe meer gastvrijheidsgevoel je creëert op momenten dat gasten (nog) niet bij je in de zaak zijn. “Wat ondernemers vaak vergeten is dat je online reserveeromgeving door de marketingmogelijkheden een verlengstuk is van de gastbeleving in je zaak.

Buiten het feit dat je het je gasten gemakkelijker maakt om direct via je website, social media of Google te reserveren, breng je er verleidende arrangementen, menu’s en acties onder de aandacht. Denk aan een ontbijtarrangement, Moederdag-brunch, drie-gangen-diner, high tea of borrel op het terras. Daarom het perfecte hulpmiddel om buiten piekuren toch gasten te trekken. Denk ook niet te licht over de persoonlijke bedankmail: door hierin een link te zetten naar een recensiewebsite of naar een specifiek arrangement is je gast slechts een paar klikken verwijderd van een positieve review of weer een nieuwe reservering.”

No-shows toegenomen sinds de heropening

Het risico op een no-show is wel toegenomen sinds de heropening. Ook iets waar booq Tafelreservering rekening mee heeft gehouden: “Restauranteigenaren kunnen gasten geautomatiseerd een persoonlijke herinnering van de reservering per e-mail en/of sms sturen. Met één druk op de knop kunnen gasten de reservering annuleren of wijzigen. Een andere optie is om te gaan werken met een aanbetaling. Je kunt dan het gehele of een deel van het bedrag alvast in rekening brengen, per reservering of per gast. Dit kun je instellen per actie of arrangement.

Zo is er een horecaondernemer geweest die een Weizen-wandeling organiseerde en het volledige bedrag liet betalen bij reservering. Ruim twee weken van tevoren was dit arrangement uitverkocht en had de ondernemer van 130 deelnemers het geld al op de rekening staan. Een mooi voorbeeld van de mogelijkheden!

Nieuwe ontwikkelingen

booq blijft haar reserveringssysteem optimaliseren. “De afgelopen week hebben we een compleet vernieuwde webversie gelanceerd, die bovendien ook is geoptimaliseerd voor Android. Vele nieuwe features maken het reserveringssysteem nog slimmer en verbeteren het gebruiksgemak. Om meer rendement te maken zoomt het systeem voor de optimale bezetting verder in: op het aantal stoelen in plaats van tafels. Bijvoorbeeld door het aantal lege stoelen dat je accepteert in te stellen. Stel dat je een populaire zaak hebt die elke dag uitverkoopt, dan zorgt de software ervoor dat er geen tweetje meer geplaatst wordt aan die ene beschikbare tafel waar 4 gasten aan plaats kunnen nemen. Hierdoor kun je meer gasten ontvangen.

Een andere nieuwe feature is het instellen van een minimale reserveringsduur. Komt er een tafel vrij tussen 18:00 en 20:00 uur en je standaard reserveringsduur is 2,5 uur, dan zou deze tafel tussen 18:00 en 20:00 uur niet meer gereserveerd kunnen worden. Stel je echter als minimale reserveringsduur 1,5 uur in, dan accepteert de software toch de reservering en krijgt de gast bij de reservering te zien dat er voor deze reservering een vaste eindtijd geldt. Op deze manier kun je een tafel dus vaker ‘verkopen’.

Ook is het vanaf nu mogelijk zelf tafelplattegronden per ruimtes aan te maken, zodat (nieuwe) bedieningsmedewerkers visueel inzicht hebben waar tafel 2 en 17 gepositioneerd staan.“

Laat je adviseren

“Juist vanuit mijn vroegere rol als horecaondernemer zie ik hoeveel tijd het werken met een digitaal reserveringssysteem ten opzichte van een papieren agenda in de praktijk scheelt. Tijd die je kan besteden aan dat wat je het liefste doet: bezig zijn met je gasten. Geen onleesbare notities meer en gestoord worden tijdens piekmomenten met telefonische reserveringen dus.

Een online reserveringssysteem past bij de versterkte versnelling van digitalisering in de horeca, zorgt ervoor dat de gast zich direct gehoord voelt en haalt het maximale uit je bezetting. De ROI is bijzonder groot, hopelijk zet ik je aan het denken!”