7 fouten bij de implementatie van horeca automatisering die je frustratie én omzet kosten
Je bent klaar om je horecazaak te digitaliseren, of misschien heb je al een eerste stap gezet. Automatiseren kan je veel opleveren: tijdswinst, overzicht en minder fouten. Maar alleen als je het goed aanpakt. Bij Eijsink zien we in de praktijk dat er bij het implementeren van horeca automatisering nog vaak dezelfde fouten worden gemaakt. In deze blog delen we de 7 meest voorkomende valkuilen, én nog belangrijker: hoe jij ze eenvoudig kunt vermijden.
Fout 1: Alles tegelijk willen automatiseren
Antwoord: Start met een goede analyse van je werkproces
Het is verleidelijk om meteen alles aan te pakken: van personeelsplanning tot bestelsystemen. Maar als je te veel tegelijkertijd digitaliseert, verlies je overzicht. Begin liever met een analyse: waar verlies je op dit moment tijd, of waar gaan fouten zitten? Kies vervolgens een logisch startpunt.
Bijvoorbeeld: heb je regelmatig discussies over de bestelling of staat je personeel handmatig veel uit te rekenen? Dan is de kassa het juiste vertrekpunt. Vanuit daar bouw je verder uit. Zo voorkom je frustratie en houd je grip.
Fout 2: Systemen kiezen die niet met elkaar communiceren
Antwoord: Ga voor een geïntegreerde oplossing
Als je systemen van verschillende leveranciers gebruikt die niet goed samenwerken, ontstaat er ruis. Voorraad moet handmatig overgenomen worden, QR-bestellingen komen niet goed door, en rapportages kloppen niet. Zonde, want het kost je tijd én omzet.
Een modulair systeem waarin alles met elkaar praat, zoals Eijsink voorkomt die fouten. Alles is op elkaar afgestemd, en je kunt het uitbreiden wanneer jij daar klaar voor bent.
Fout 3: Onverwachte maandelijkse kosten en transactiekosten
Antwoord: Vraag altijd om een volledig kostenoverzicht
De basisprijs van een kassasysteem kan aantrekkelijk lijken, maar let goed op wat er wél en niet bij zit. Denk aan transactiekosten, extra licenties voor handhelds of kosten voor integraties.
Zorg dat je vooraf weet wat je per maand kwijt bent, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Bij Eijsink maken we dat helder en transparant. Wat je ziet, is wat je betaalt. Lees ook onze blog over de kosten van een horeca kassasysteem voor meer informatie.
Fout 4: Verkeerde hardware kiezen voor je type zaak
Antwoord: Stem je kassa opstelling af op je werkvloer en servicevorm
Een handheld is fantastisch in een zaak met veel tafels en bediening aan tafel. Maar als je alleen een koffiezaak met counterservice hebt, is het zonde van de investering. Denk goed na over je looproutes, bestelmomenten en piektijden.
De juiste opstelling maakt je werk sneller, overzichtelijker en voorkomt fouten. Laat je goed adviseren, het is maatwerk.
Fout 5: Geen tijd vrijmaken voor training en testen
Antwoord: Betrek je team en geef ruimte om te oefenen
Een nieuw systeem werkt pas echt goed als je personeel ermee kan werken. Maar juist dat deel wordt vaak overgeslagen. De gevolgen? Vertraging, foutieve bestellingen of frustratie.
Plan altijd een moment in waarop je het systeem live met je team test. Dat kan op een rustige dag of ochtend. Bij Eijsink helpen we je daar actief bij: we trainen op locatie, beantwoorden vragen én zorgen dat je team met vertrouwen start.
Fout 6: Installeren op het verkeerde moment
Antwoord: Vermijd piekdagen en plan slim
Je wilt zo snel mogelijk live, maar dat betekent niet dat elke dag geschikt is. Installeer je je nieuwe systeem tijdens de vrijdagavonddrukte, dan kun je rekenen op stress. Kies liever voor een rustige dag waarop je minder gasten ontvangt, of waarop je zelfs even kunt sluiten.
Zo houd je tijd over voor het finetunen van je instellingen en kun je rustig opstarten.
Fout 7: Techniek onderschatten: wifi, updates en onderhoud
Antwoord: Zorg voor een stabiele basis en denk vooruit
Een cloud-kassasysteem is afhankelijk van je netwerk. Zonder goed wifi-signaal op de werkvloer kan er vertraging optreden. Kies daarom altijd voor een sterk netwerk, en werk bij voorkeur met een systeem dat ook offline door kan bij een storing.
En vergeet het onderhoud niet: net als je telefoon heeft ook je kassa op termijn vervanging nodig. Laat updates automatisch installeren en plan elke paar jaar een controle- of vervangingsmoment in.
Conclusie: Slim automatiseren doe je stap voor stap
Automatiseren is een slimme manier om je horecazaak efficiënter te runnen, maar het begint bij de juiste keuzes. Door veelgemaakte fouten te vermijden, werk je niet alleen slimmer, je voorkomt ook onnodige kosten, frustratie en omzetverlies.
Onze tip? Begin klein, kies systemen die met je meebewegen, en zorg voor een stabiele technische basis. Dan haal je het maximale uit je automatisering, zonder zorgen.
Wil je sparren over een opstelling die past bij jouw zaak? Neem gerust contact op, dan denken we graag met je mee.
