Eén formule, tien locaties, één manier van werken | Hoe The Breakfast Club met slimme automatisering snelheid én gastvrijheid bewaakt

Achter die ontspannen sfeer schuilt een organisatie waarin alles moet kloppen. Tien locaties betekent tien teams, verschillende typen gasten, piekmomenten die elkaar razendsnel opvolgen en managers die dagelijks honderden beslissingen nemen. Dan zijn duidelijke processen en betrouwbare systemen geen luxe, maar een voorwaarde. 

"Je wilt dat gasten overal dezelfde kwaliteit en service ervaren," vertelt medeoprichter Tim. "Of iemand nu in Amsterdam-Zuid zit, op Sloterdijk of in Antwerpen. Dat vraagt om processen waarop je kunt vertrouwen." 

Daarom werkt The Breakfast Club al vanaf de beginjaren samen met Eijsink. 

Van één idee naar een groeiende formule 

Het idee voor The Breakfast Club ontstond tijdens een stedentrip naar Stockholm. Tim ontdekte daar een klein restaurant waar je de hele dag kon ontbijten. In Nederland bestond dat concept op dat moment nauwelijks. 

"Ik dacht meteen: dit moeten we in Amsterdam ook hebben." 

Die eerste vestiging bleek direct een succes. Niet alleen toeristen, maar ook Amsterdammers, studenten en zakelijke gasten wisten de zaak te vinden. Inmiddels telt The Breakfast Club tien vestigingen en blijft de formule groeien. 

Opvallend is dat die groei volledig uit eigen middelen is gefinancierd: "We doen alles met eigen geld. Daardoor gaat het soms wat langzamer, maar bouwen we wel stabiel. Dat past bij hoe wij ondernemen." 

Groei brengt ook complexiteit 

Met iedere nieuwe locatie groeit niet alleen het aantal gasten, maar ook de operationele uitdaging. 

Iedere vestiging heeft zijn eigen dynamiek. In Amsterdam-Zuid ontvangt The Breakfast Club vooral zakelijke gasten die snel willen lunchen voordat ze weer aan het werk gaan. Op andere locaties zijn het met name toeristen die graag uitgebreid de tijd nemen. 

Tegelijkertijd rouleren medewerkers regelmatig tussen vestigingen en moeten managers continu kunnen inspelen op drukte, personeelsplanning en marges. 

"Juist als je meerdere locaties hebt, wil je niet dat iedere vestiging zijn eigen manier van werken ontwikkelt. Dan verlies je overzicht." 

Die behoefte aan uniformiteit is een belangrijke reden waarom The Breakfast Club al jarenlang met dezelfde automatiseringspartner werkt. 

Een systeem waarop je kunt bouwen 

Voordat Tim en zijn compagnon Menno Visser voor Eijsink kozen, werkten ze korte tijd met een goedkoper tabletsysteem. "Dat leek in eerste instantie aantrekkelijk, maar het was simpelweg niet stabiel." 

Via Menno, die al ervaring had met Eijsink, kwam The Breakfast Club bij Eijsink terecht. 

"Je betaalt misschien iets meer, maar daar krijg je ook iets voor terug. Voor mij draait het niet om functies of knopjes, maar om betrouwbaarheid. We hebben natuurlijk weleens een storing gehad. Dat kan overal gebeuren. Maar het verschil is dat het zelden voorkomt en dat je snel wordt geholpen." 

Juist tijdens piekmomenten maakt dat volgens hem het verschil. 

"Als op zaterdagmiddag een systeem uitvalt, val je terug op papier. Alleen: de generatie die nu bij ons werkt, kent dat eigenlijk niet meer. Dan raakt iedereen direct uit zijn ritme." 

Een stabiel systeem voorkomt niet alleen fouten, maar geeft medewerkers ook vertrouwen: "Je wilt dat zij zich bezighouden met de gasten, niet met de techniek." 

Van kassasysteem naar stuurinformatie 

Waar automatisering vroeger vooral draaide om het verwerken van bestellingen en betalingen, speelt data tegenwoordig een veel grotere rol binnen de organisatie. The Breakfast Club gebruikt onder andere de kassasystemen, handhelds, realtime rapportages en verschillende koppelingen van Eijsink. 

Volgens Tim zijn die inzichten onmisbaar. "De marges in de horeca staan steeds verder onder druk. Dan moet je precies weten waar je staat." 

Niet alleen de directie, maar ook de managers van de verschillende locaties hebben inzicht in de cijfers. Zo wordt gekeken naar omzet per medewerker, personeelskosten en marges. 

"We delen die informatie bewust. Een manager moet begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Als iemand structureel te weinig omzet draait, moet je kunnen uitleggen waar dat door komt. Maar andersom geldt hetzelfde. Als iemand veel te veel omzet draait, krijgt de gast waarschijnlijk niet de aandacht die hij verdient." 

Automatisering ondersteunt daarmee niet alleen de dagelijkse operatie, maar ook betere beslissingen op de werkvloer. 

Klaar voor de volgende stap 

Ook na elf jaar blijft de samenwerking zich ontwikkelen. Momenteel breidt The Breakfast Club het loyaltyprogramma verder uit en werkt de organisatie aan de inrichting van het voorraadbeheer. 

Omdat medewerkers regelmatig tussen vestigingen wisselen, wil The Breakfast Club die stap in één keer voor alle locaties zetten: "Dan werkt iedereen overal op dezelfde manier. Dat maakt het veel overzichtelijker." 

Tim ziet dat automatisering zich de afgelopen jaren sterk heeft ontwikkeld: "Vroeger gebruikte je een systeem vooral om af te rekenen. Nu helpt het je ook om slimmer te ondernemen." 

Technologie die op de achtergrond werkt 

Hoewel de organisatie blijft groeien, verandert de filosofie achter The Breakfast Club niet. Achter de schermen mag dan veel veranderen, aan tafel moet alles juist vanzelfsprekend voelen. 

"Je wilt je bezighouden met je medewerkers, je gasten en de toekomst van je bedrijf. Niet met de vraag of je kassasysteem het vandaag wel doet." 

Juist daarom kiest The Breakfast Club al ruim elf jaar voor dezelfde basis: "Veel ondernemers kijken eerst naar de aanschafprijs. Dat snap ik. Maar als een systeem uitvalt op het moment dat je zaak vol zit, kost je dat uiteindelijk veel meer. Dan kies ik liever voor een oplossing waarvan ik weet dat die gewoon doet wat hij moet doen."