Koppeling tussen hotel PMS en POS kassasysteem: alles wat je moet weten
Als hotelier wil je verwachtingen altijd overtreffen en weet je hoe belangrijk gastervaringen zijn voor je reputatie en succes. Hotel PMS en POS systemen spelen een belangrijke rol bij het managen, beheren en organiseren van je hotel(keten). Maar wat doen deze hotel PMS en POS systemen precies? En wat is het voordeel van het integreren van deze systemen? In deze blog zetten we alles wat je moet weten op een rij.
Hotel PMS vs. Hotel POS: wat is het verschil?
Hotel PMS
PMS staat voor Property Management Systeem. Hoofdzakelijk wordt PMS software gebruikt om alle reserveringen (van kamer tot zaal en verhuur) te beheren en gasten in en uit- te checken. In de huidige tijd worden hotelboekingen grotendeels online via booking channels gedaan. Het handmatig verwerken van deze boekingen is geen doen. De essentie van het hotel PMS is om dagelijkse taken te automatiseren en daardoor interne processen efficiënter te maken.
Elk hotel PMS is anders maar er zijn bepaalde kernfuncties die essentieel zijn voor hotelmanagement anno 2023. Zo beschikt het hotel PMS over een overzichtelijk dashboard met per dag de bezetting, aankomsten en status van de kamers. Stelt een housekeeping functie in staat om de schoonmaak van kamers te volgen. Is er een boekingsmodule waarin reserveringen (online) kunnen worden gemaakt of gewijzigd, én bijvoorbeeld een facturatietool voor het verwerken en uitdraaien van facturen voor gasten.
Hotel POS
Het Point Of Sale systeem is een term die veelal wordt gebruikt voor moderne kassasysteem. Een POS is het centrale punt in een bedrijf – niet enkel voor hotels – waar de verkopen plaatsvinden. Het opnemen van bestellingen, aanmaken van menu’s en personaliseren van vloerplannen zijn enkele functionaliteiten.
Hotels beschikken doorgaans over meerdere verkooppunten, omdat ze simpelweg op verschillende plaatsen inkomsten generen. Denk aan gasten die dineren in het restaurant, bij de hotelbar een glas wijn bestellen of van roomservice genieten op de kamer. Al deze food & beverage transacties die in het kassasysteem worden ingevoerd, moeten worden gekoppeld aan dezelfde gast en uiteindelijk op één rekening belanden.
Hoe werken je kassasysteem en de hotel PMS door een koppeling samen?
Tech en tools helpen hotelpersoneel en management bij het efficiënter maken van hun workflow en maken de ervaring en het verblijf van gasten een stuk aangenamer. Een koppeling tussen je kassasysteem en hotel PMS maakt het mogelijk dat gegevens uitgewisseld worden. Informatie van gasten wordt automatisch gesynchroniseerd in beide systemen. Zodra een gast in de hotellounge een drankje besteld, kan de gastvrouw het kassasysteem gebruiken om de rekening op diens naam of kamer te zetten. De naar het PMS gestuurde bon(nen) komen uiteindelijk op 1 factuur die vervolgens afgerekend kan worden. Kortom: de hotel- en kassakoppeling automatiseert alle administratieve processen tussen je restaurant, bar, hotel en boekhouding.
Wat regelt een hotel koppeling met het kassasysteem bijvoorbeeld voor jou:
- Stuur kassaomzetten door naar je hotelsoftware.
- Stuur rekeningen van het restaurant en de bar direct door op kamernummer of naam.
- Laat gasten in 1 keer betalen voor alle uitgaven (overnachting, restaurant, bar, roomservice) wanneer zij uitchecken. Alles op 1 gastfactuur geboekt.
- Realtime toegang tot alle gastinformatie in 1 centrale omgeving.
- Het automatisch verwerken van de omzet in de juiste omzetgroepen.
Alle voordelen van een hotel integratie op een rij:
- Verbeterde gastervaring: Als systemen naadloos op elkaar afgestemd zijn, hoe soepeler de processen in jouw hotel verlopen en hoe meer de gast kan genieten. Lunchen in het restaurant op rekening van de kamer bijvoorbeeld, zonder dat er apart afgerekend hoeft te worden.
- Verbeterde operationele efficiëntie: Dankzij de integratie worden gegevens zonder menselijke tussenkomst van het POS-systeem naar het PMS gestuurd. Het aantal handmatige handelingen wordt verminderd en de workflow beter gestroomlijnd. Dit zorgt voor minder fouten, tijdsbesparing en minder vertraging.
- Betere rapportage en analyse: Wanneer er in het PMS sprake is van rapportagemogelijkheden, kun je door de koppeling van het PMS en POS, gegevens over elkaar heen leggen. Hierdoor kunnen hoteliers de prestaties van hun bedrijf beter begrijpen en beslissingen nemen op basis van actuele gegevens. De hotel-koppeling zorgt dus voor betere rapportagemogelijkheden en gegevensanalyse.
Hoe wordt de koppeling tussen kassa en hotel PMS gerealiseerd?
De sleutel tot het opzetten van een ultieme workflow en infrastructuur van je hotel is het gebruik van integraties. Voor het integreren van je hotel PMS en kassasysteem ben je bij Eijsink aan het juiste adres. Ons kassasysteem booq POS heeft via een API een directe koppeling met de meest gebruikte en populairste hotelpakketten waaronder IDPMS/iTesso, Bookzo, ClockPMS, MEWS, Guestline, Protel en Roomracoon. Dankzij een zogenoemde API wordt de verkoopdata, die binnen het kassasysteem wordt gegenereerd, op een gestandaardiseerde wijze aangeboden voor opname op de gastenrekening van het desbetreffende hotel pakket.
Stapsgewijs helpen onze specialisten met de opstart, configuratie en onboarding van de hotel PMS koppeling, zodat jij in no-time profiteert van slimme automatisering. Koppel je hotel pakket aan je POS kassasysteem en laat ze samenwerken als één. Meer weten? Neem vandaag nog contact op voor een gratis demo.
