Efficiënt plannen en registreren bij Hoscom: alle tijd voor de gast
Met zeven unieke hotels verspreid door Nederland is hotelgroep Hoscom een gevestigde naam in de gastvrijheidsbranche. Van het statige Landgoed Duin & Kruidberg tot het hippe Vie Via in Leeuwarden: elk hotel heeft een eigen identiteit, maar achter de schermen spelen dezelfde vragen. Hoe zorg je voor overzicht in personeelsroosters? Hoe houd je grip op gewerkte uren, zonder tijd te verliezen aan administratieve handelingen? En hoe maak je de vertaalslag naar salarisverwerking zo eenvoudig mogelijk?
Voor Lianne Velthuis, directeur van Duin & Kruidberg, was het tijd voor een nieuwe oplossing. “Onze systemen waren verouderd en niet meer veilig genoeg. Samen met een projectteam hebben we de wensen en eisen van alle zeven hotels geïnventariseerd. Wat moest het systeem kunnen? Wat was écht nodig?”
Van wensenlijst tot werkvloer
Een koppeling met de boekhouding en het salarispakket was essentieel. Daarnaast moest het systeem veilig, gebruiksvriendelijk en schaalbaar zijn. De inventarisatie leverde tien potentiële leveranciers op. Eijsink was al kassaleverancier van drie Hoscom-hotels en stond daardoor al in een positief daglicht. “We wisten dat het een prettige partij is om mee samen te werken,” aldus Lianne.
Na een strenge eerste selectie werden acht leveranciers uitgenodigd voor een demo. “Het was een intensief proces in korte tijd, maar daardoor ook doeltreffend. Bij Eijsink hadden we meteen een goed gevoel. Ze waren goed voorbereid, hadden echt naar onze wensen geluisterd en dachten actief mee. Sommige andere partijen kwamen alleen iets presenteren. Eijsink ging een stap verder.”
Op basis van de demo’s en concrete voorstellen werd Eijsink aanbevolen aan de directie van alle zeven hotels Die ging akkoord, waarna de implementatie kon starten.
Gefaseerde uitrol, persoonlijke begeleiding
De implementatie begon met twee locaties. “Daar konden we testen met in- en uitklokken, uren goedkeuren en de basisinrichting opzetten. Dat werkte heel prettig. Daarna volgden trainingen voor de medewerkers van alle andere hotels. Alles liep soepel en vlot.”
Bijzonder prettig vond Lianne dat de Eijsink-medewerker die de demo had verzorgd, ook de implementatie begeleidde én de trainingen gaf. “Dat zorgde voor vertrouwen en continuïteit. Hij kende ons proces en wist precies waar de aandachtspunten lagen.”
Na een maand schaduwdraaien was de overstap volledig gemaakt. Sinds 1 januari werken alle Hoscom-hotels met de personeelsplanner van Eijsink.
Tijdsbesparing en gemak
De reacties vanuit de teams zijn unaniem positief. “We zijn veel minder tijd kwijt aan roosters maken en uren verwerken. Alles loopt automatisch door na goedkeuring. Er zijn nauwelijks nog fouten, en medewerkers kunnen via de app hun beschikbaarheid doorgeven, open diensten invullen of diensten ruilen.”
Wat het oplevert? Volgens Lianne vooral rust én meer tijd voor waar het echt om draait: de gast. “Hoe minder tijd we kwijt zijn aan administratieve rompslomp, hoe meer ruimte er is voor kwaliteit en aandacht op de vloer.”
Lianne’s tip voor andere hoteliers
“Ik zou het absoluut aanbevelen. Van de opties die we bekeken, sprong Eijsink er met kop en schouders bovenuit. Mijn tip: breng eerst zelf goed in kaart wat je nodig hebt. En wees kritisch tijdens de demo’s. Kies voor een oplossing die vandaag al werkt en niet voor een belofte die ‘er nog aankomt’. Eijsink doet precies wat ze beloven.”
