Wat kost een horeca kassasysteem in 2025?
Wie zich als horecaondernemer oriënteert op een nieuw kassasysteem, vraagt zich vroeg of laat af: wat kost zoiets nou eigenlijk? En terecht, want je wilt weten waar je aan toe bent. Toch is het niet zo eenvoudig om daar een vast bedrag aan te hangen. De prijs hangt af van je werkwijze, de grootte van je zaak en de keuzes die je maakt. In deze blog leggen we helder uit welke factoren meespelen, wat je ongeveer kunt verwachten en hoe je binnen je budget blijft zonder in te leveren op kwaliteit.
Wat bepaalt de prijs van een kassasysteem?
Niet elke horecazaak is hetzelfde. Een klein lunchzaakje heeft andere wensen dan een drukbezocht restaurant of cafetaria. De prijs van je kassasysteem hangt dus sterk af van hoe jouw dagelijkse praktijk eruitziet.
Werk je met een eenvoudige menukaart en snelle balieverkoop? Dan volstaat een instapkassa wellicht. Wil je bestellingen opnemen aan tafel of werken met QR-bestellen? Dan is er meer nodig. Ook het aantal medewerkers dat tegelijk met het systeem werkt, speelt mee. Hoe meer werkplekken, hoe meer licenties.
Daarnaast is de keuze voor hardware van invloed. Werk je met je eigen tablet of smartphone, of kies je voor een professionele opstelling met touchscreen, bonprinter en geïntegreerde pinautomaat? Die laatste optie vraagt vanzelfsprekend om een hogere investering.
Meer weten over de verschillende opties die bij ons mogelijk zijn als horeca kassasysteem? Vraag een gratis advies gesprek aan en wij gaan samen met jou op zoek naar jouw beste configuratie.
Wat zijn de maandelijkse kosten?
De meeste horecaondernemers kiezen tegenwoordig voor een kassasysteem op abonnementsbasis. De software draait dan als app op je eigen apparaten of op hardware die je via Eijsink aanschaft. In het maandbedrag zitten onder meer licenties, updates, beveiliging en support.
De prijs? Die ligt gemiddeld tussen de €50 en €150 per maand, afhankelijk van je wensen. Wil je aanvullende modules, zoals een promotiemodule of een koppeling met je boekhoudsoftware, dan betaal je daar een meerprijs voor. Ook voor extra wensen zoals trainingen op locatie, betreft een meerprijs.
Ons advies is om te starten met een solide basis, die je vervolgens bij extra behoeftes flexibel kunt uitbreiden, zodat jij alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk gebruikt.
Wat zijn de eenmalige kosten?
Naast de maandelijkse kosten maak je ook eenmalige kosten bij aanschaf. Denk aan hardware, installatie en eventuele training. De hoogte van dit bedrag is uiteraard afhankelijk van de opstelling die je kiest.
Een eenvoudige instapkassa heb je al vanaf € 650. Ga je voor vaste kassa met printer, geldlade, pin en uitgebreidere functionaliteiten, dan kun je rekening houden met zo’n € 2.000. Een complexer systeem met meerdere handhelds en integraties kan oplopen tot € 3.500 of meer.
Wil je weten wat jouw set-up zou kosten? We werken het graag voor je uit. Neem contact op voor vrijblijvend advies.
Voorbeeld uit de praktijk: wat betaalt een brasserie?
Laten we een gemiddeld scenario nemen. Stel, je runt een brasserie met lunch en diner, zo’n 10 tafels en een team van 5 medewerkers. Je wilt bestellingen opnemen aan tafel en deze met Tap to Pay kunnen afrekenen én je wil QR-bestellen aanbieden. Je gebruikt een eigen tablet aan de bar die gekoppeld is aan een pinapparaat en je koppelt het systeem aan je boekhouding.
In zo’n situatie kies je bij Eijsink voor een softwarepakket met aanvullende modules en ondersteuning. De maandelijkse kosten liggen dan rond de €150, en je doet een eenmalige investering van ongeveer €2.000 in hardware en activatie. De software draait als app, dus extra apparaten toevoegen is zo geregeld, tijdelijk of structureel.
Tips om kosten slim te beheren
Onze tip voor ondernemers is: begin met de basis. Test wat werkt in jouw zaak. Je kunt op elk moment uitbreiden. Dat maakt de stap kleiner én overzichtelijker.
Heb je al tablets in huis of zet je medewerkerstelefoons in? Start daarmee. Onze software is flexibel, en dat maakt het mogelijk om zonder grote investering van start te gaan. Bovendien kies je zelf hoe ver je wilt gaan met automatisering. Van handhelds tot rapportagetools, je bouwt rustig op in je eigen tempo.
Conclusie: denk in waarde, niet alleen in kosten
Een goed kassasysteem kost geld, maar levert vooral veel op. Je werkt sneller, maakt minder fouten en houdt beter overzicht. Door deze efficiëntieslag bespaar je op personeel en vergroot je je service naar de gast.
De prijs van een horeca kassasysteem is dus afhankelijk van wat jij nodig hebt. Bij Eijsink helpen we je graag bij het maken van een slimme, toekomstgerichte keuze. We denken mee, leveren flexibel en staan voor je klaar als het erop aankomt.
